Представеното ръководство показва как могат да се въведат доставките, като дата на доставяне и дата на заявяване в Microsoft Project. Следващите илюстрации показват как въведените данни могат да се онагледят в самият график.

На следващата фигура е показан как изглежда финалният прозорец при добавяне и визуализация на доставки в Microsoft Project 2010:

Добавянето и визуализирането на доставки в Microsoft Project 2010 включва следните стъпки:

• създаване на няколко задачи
• създаване на таблица в Gantt Chart`a
• добавяне на няколко колони
• задаване на формули
• визуализирането в Bar Styles.

.

В настоящото ръководство освен стандартине колони на Microsoft Project, ще бъдат използвани и следните допълнителни такива:

• Start1 до Start10 – това са колони, които съдържат дата. Използва се колоната Start1, а не Date1 за да може на по – късен етап да се визуализират  доставките на самият график
• Number1 до Number20 – това са колони, които могат да съдържат числа. Тези колони са оставени празни за потребителите и Microsoft Project не ги използва по подразбиране в никакви изчисление (същото се отнася и за колоните Start1 до Start10)
• Text1 до Text30 – колони в, които може да се пише свободен текст

ЗАБЕЛЕЖКА: Тези колони се добавят в таблици, касаещи задачи. Трябва да се прави разлика между колоните в таблиците за задачи и тези за ресурси (в Resource Sheet`a за пример).

.

Създаване на задачи

1. С цел използване на класическите задачи в Microsoft Project е необходимо да се превключи от режим Manually Scheduled на  режим Auto Scheduled на задачите, както е показано на Фиг. 1.

2. След това се добавят 4 задачи и един клон по примера показан във Фиг. 2

ЗАБЕЛЕЖКА: От Фиг. 2 може да се видят продължителността на задачите, връзките им, клона и др. С червената линия е отбелязано началото на графика. С цел уеднаквяване на резултатите е препоръчително при изпълнение на примера да се спазят всички изброени детайли.

.

Създаване на таблица

1. Стартира се диалога More Tables от рибона View > Tables > More Tables …

2. От диалога More Tables (Фиг. 4) се избира бутона New с цел стартиране на прозореца Table Definiton (фиг. 5)

3. Следващата стъпка е да се попълнят името на таблицата и да се избере отметката Show in menu благодарени на която таблицата ще се вижда в стандартното меню.

.

Добавяне на колони

1. В диалога Table Definiton се добавят колоните, както следва на Фиг. 6

На Фиг. 6 са попълнени всички колони с техните настройки. Препоръчително е да се спазят показаните настройки.

ЗАБЕЛЕЖКА: Пояснения за настройките на в диалога Table Definiton (Фиг. 6):

• Field Name – в това поле се избира името на колоната от падащ списък (ComboBox)
• Align Data – подравняване на съдържанието на колоната
• Width – ширина на колоната
• Title – заглавие на колоната (трябва да се различава от системното име на колоната – Field Name)
• Align Titel – подравняване на заглавието на колоната
• Header/Text Wrapping – разрешава пренасянето на редове на името на колоната / на колоната

Резултатът трябва да изглежда като във Фиг. 7.

2. Превключването между таблици става от  рибона View > Tables и е показано на Фиг. 8. В категорията Custom вече се намира и направената в точка 1 таблица Доставки (за информация стандартната таблица е Entry). Този списък е съкратен. Пълният списък може да се види в диалога More Tables на Фиг. 4.

.

Задаване на формули

В тази част от ръководството ще се опише задаването на формули. 1та ще се зададе на колоната Дата на доставка и ще е равна на датата на старта (Start) на задачата минус стойността от колоната Дни преди старта. 2та формула ще задава Дата на заявка и ще е равна на колоната Дата на доставка минус колоната Дни за доставка. С това ще постигнем въвеждането само на 2 стойности: колко преди старта на задачата трябва да бъде доставена заявката (Дни преди старта) и колко време е необходимо за самата доставка (Дни за доставка).

1. За да се зададе формула на колона в Microsoft Project трябва да се натисне с десен бутон върху колоната Дата на доставка (Фиг. 9) и да се избере реда Custom Fields.

 

2. Появява се диалога Custom Fields (Фиг. 10) в който трябва да се натисне бутона Formula след като е избрана отметката пред него.

 

3. Следващият диалог, който се стартира се нарича Formula for ‘<името на колоната>’, в който трябва да се въведе и първата формула (тази за Дата на доставка). Формулата е показана във Фиг. 11

ЗАБЕЛЕЖКА: Имената на колоните във формулата ([Start] и [Number1]) са добавени от менюто Field (показано във Фиг. 12)

 

4. Същите стъпки се повтарят и за колоната Дата на заявка, където се въвежда формулата [Start1]-[Number2]. На Фиг. 13 формулата е показана вече въведена.

 

 

5. Следващата стъпка е да се въведат различни стойности на дните (за уеднаквяване на резултатите е препоръчително да спазите точно тези във Фиг. 14).

 

ЗАБЕЛЕЖКА: Може да се обърне внимание как на клона на задачите (ред 1 от Фиг. 14) е изписан текста NA. Това се получава защото не е зададено по какъв метод да се изчислява клона на тези колони (тъй като те са Custom Fields). Принципно може да се зададе за клон да смята сума, средно аритметично, минимум, максимум и т.н. (включително и да се зададе специфична формула за сумиране). За текущата цел не е необходимо да се прави.

.

Визуализирането в Bar Styles

Финала на поставената задача е визуализиране на въведените данни за доставки в Gantt Chart`a. За целта ще се използва диалога Bar Styles.

В следващите стъпки ще бъде указано на Microsoft Project да визуализира на реда на задачата на самият график датата на заявка и датата на доставка, както и периода между тях. Това ще прилича на втора задача предшестваща стандартната и затова ще се използва различно форматиране.

.

1. За да се стартира диалогът Bar Styles трябва да се стартира менюто на Gantt Chart`a с десен бутон. След това трябва да се избере бутонът Bar Styles (Фиг. 15)

ЗАБЕЛЕЖКА: При натискането на десния бутон трябва да се избере с мишката празно място, т.е. да не се натисне десен бутон върху някоя задача или размерна линия.

2. Веднага се появява въпросният прозорец. В него трябва да се скролира до някой празен ред и там да се попълни реда „Доставки“ точно както е показано на Фиг. 16

3. След изпълнението на горната стъпка резултатът трябва да изглежда като във Фиг. 17

.

.

ОПИТАЙТЕ:

1. Върху линията визуализираща доставките може да се добави пояснения. Ето как би изглеждало решението:

2. Може да се направи нов Gantt Chart визуализиращ само доставките с цел да не се претрупва основният. Той ще изглежда точно като този в примера, но ще се намира:

3. Под линията могат да се добавят дните за доставка и др. Ето как би изглеждало: